21 November 2019

6 sätt att ta kontroll över din mejlbox

6 sätt att ta kontroll över din mejlbox

För att ta kontroll över din mejlbox ligger svaret djupare än att googla fram några goda tips på internet för bättre sortering och organisation av din inkorg. Det menar Sarah K. Peck i sin artikel i Harvard Business Review. Istället lyfts underliggande problem som brist på gränsdragningar som del av problemet – och du får 6 konkreta tips som faktiskt hjälper dig att ta kontroll och dra ner stressen.

Internet bjuder på mängder av råd kring mejlkommunikation och hur du kan systematisera och organisera din inkorg. Trots tillgängligheten till system och verktyg är dock mejlboxen fortfarande ett gissel för de flesta av oss. Gisslet är numera en global utmaning där allt fler människor upplever sig överhopade av mejl och kommunikation i en takt som tyvärr inte ser ut att avta.

Det känns också som att det var länge sedan vår digitala kommunikation bara handlade om e-post. Numera kommunicerar vi dagligen genom ett dussintal olika plattformar och behöver ständigt hantera en hektisk omvärld som pockar på vår uppmärksamhet och kräver vår feedback.  Det är lätt att fastna i att lägga långa timmar på att svara på meddelanden för att ”hinna ikapp”. Men om vi skulle svara på mejl kontinuerligt under hela dagen, tar vi också emot mejl kontinuerligt under hela dagen – ett brutalt mönster.

Det som också förvärrar det hela är att mejlboxen alltför länge har intagit rollen av att vara både brådskande och av högprioritet. Vi blir samtidigt obetänksamma när det gäller andras tid och uppmärksamhet eftersom e-post är så tillgängligt – och både är gratis och snabbt. Att vara snabb i sin mejlkommunikation kan dock felaktigt ge oss en känsla av att vi är ”snabba och viktiga” istället för att ge oss tid att reflektera kring idéer och vi avbryter även andras arbete, då det ligger oss så nära till hands att ”bara skicka en fråga på mejl”. I slutändan handlar vår mejlkontroll inte främst om att bli snabbare eller hitta ett bättre responssystem eller rätt verktyg. Problemet ligger ofta djupare än så.

”E-post är därför inte boven – utan frånvaron av gränser. Att få ett mer hållbart förhållande till mejlboxen handlar därför om prioriteringar”

Det egentliga problemet: vi vet inte hur vi ska styra vår uppmärksamhet

En ännu viktigare utmaning idag är att först bestämma vad man ska fokusera på. Kulturellt sett är vi oerhört dåliga på att sätta gränser och göra prioriteringar. Detta återspeglas delvis i våra konsumtionsvanor och genomslagskraften av Marie Kondos minimalistiska livsstil: vi drunknar både i en fysisk och digital röra. E-post är därför inte boven – utan frånvaron av gränser. Att få ett mer hållbart förhållande till mejlboxen handlar därför om prioriteringar. Att vara stenhård i sin prioritering är däremot allt annat än vanligt. Förr hade vi en prioritering, förklarar Greg McKeown i sin bok Essentialism; pluralordet ”prioriteringar” existerade inte ens då. Någonstans under mitten av 1900-talet skiftade vi för att möjliggöra flera "prioriteringar" genom att börja använda ordet även som verb. Idag agerar vi som om vi kunde ha dussintals prioriteringar - istället för att välja att ha en sak i fokus.

Som chefer och ledare ingår det i våra roller att ge klarhet och tydlighet kring vårt fokus och vad vi prioriterar. Utan en bestämd kurs drunknar våra anställda i ett överflöd av mejlkommunikation och projekt. För att summera det kort; för att återfå kontrollen över din mejlbox, behöver du först bli bättre på att säga nej. Här kommer 6 tips som hjälper dig i din gränssättning.

Fortsätt läs artikeln här

Läs också: Du kan både vara en stor ledare och ha tid att leva livet

This article is in English and is made available to you with compliments of Executives´ Global Network (EGN) for your personal use. Further posting, copying or distribution is not permitted.

Följ oss på sociala medier