18 April 2017

Från mötesinfarkt till möteskultur

Följ med på en av hundratals nätverksmöten i EGN:s regi och ta del av det aktuella temat ”värdskap” och tips på hur vi kan få bättre struktur på våra möten. 

Klockan är strax efter 10 när vår gästföreläsare, Åsa Lindell, kommer. Det har blivit dags att påbörja dagens temaföreläsning med efterföljande diskussion. Åsa är mötesledare på EGN, och har tidigare varit kommunikationschef för en handfull välkända bolag som exempelvis Lindex, Stena Line och Schenker. Idag arbetar Åsa som konsult och ”mötesexpert” i sitt eget bolag. Hon berättar:

"För 9 år sedan var det nästan ingen som talade om möteskultur. Idag ser det helt annorlunda ut, se på exempelvis IKEA och en del andra bolag som till och med har ”Meeting Managers”.

En bra möteskultur skapar en gemensam riktning som leder till framgång
Åsa ger oss några siffror. Hon berättar att 6 av 10 upplever att möten saknar ett tydligt syfte, 50 procent av mötestiden upplevs som ineffektiv, 33 procent av deltagarna upplever att de inte har på mötet att göra och 10 procent av mötestiden går till teknikstrul. Ingen munter statistik med andra ord. Hon ställer frågan:

"Vad skulle hända om alla våra möten var effektiva? Om mötena skulle ge oss det vi vill ha, vad skulle bli skillnaden?"

Åsa nämner en siffra på 9 miljoner kronor per år för ett ”normalt” bolag med cirka 200 anställda.  Det är vad ”mötesslöseriet” uppskattas kosta. Dessa pengar kan istället läggas på annat. Det är inte fel att tala om nyckeltal som mäter vad vi gör på våra möten och vilken effekt det har för vår verksamhet. Men det handlar inte bara om potentiella kostnadsbesparingar. En effektiv mötesstruktur leder till bättre arbetsmiljö och mindre stress. Man ska inte heller underskatta den positiva energi som skapas av bra möten - känslan av stolthet och att man tillhör ett team som arbetar mot ett gemensamt mål. En bra möteskultur skapar en gemensam riktning som leder till framgång, förklarar hon.

Hur skapas en bra möteskultur?
Åsa beskriver den femstegsprocess som hon använder sig av när hon hjälper företag som vill ta sig ur en ineffektiv möteskultur. Först gör vi en ”nulägesmätning”. Vi tar reda på hur det står till. Hur har vi det egentligen?

"Här framkommer ofta att många kommer försent till mötena och är oförberedda. Även mötesledarna är oförberedda".

Steg två handlar om att engagera ledningen.

"Det går inte förändra en kultur om inte ledarna tar ägarskap. En beteendeförändring som inbegriper ledarna krävs för ett lyckat resultat".

Det kan låta larvigt, men gemensamma spelregler är nödvändigt. Hur vill vi ha det? Det är viktigt att ta fram spelreglerna tillsammans och att göra ett ordentligt förankringsarbete, detta är steg tre.

"Ett bra exempel är att läsa upp reglerna i början av varje möte. Att synliggöra och påtala vilka regler som gäller gör det svårare att kasta sig åt ett annat håll. I slutet av varje möte utvärderar vi oss, genom att ställa frågorna: Hur har vi skött oss? Vad har vi gjort bra, vad kan vi göra bättre och hur ska detta ske? Matchen är i mötet, det är där reglerna räknas".

En annan viktig faktor är kompetensutveckling för mötesledarna. Kompetensen för att lyckas i rollen som mötesledare behöver säkerställas, vilket sker i det fjärde steget.

"Vi tar bland annat fram checklistor som är enkla och smidiga att använda och tränar på mötesledarbeteendet".

Det femte, och sista steget, handlar om att integrera den nya möteskulturen i verksamheten.

"Vi implementerar exempelvis en digital mötesguide, ett stöddokument, som underlättar mötesprocessen. Man kan klicka för att få information och tips om hur ett möte förbereds, hålls och följs upp. Vad är mötets syfte? Vem ska kallas? Integrering av den nya möteskulturen sker också i utvecklingssamtalen, kommunikationsplanen och rekryteringen".

Åsa berättar att samtliga faktorer brukar mätas 20-40 procent bättre inom ett år, vilket är bra då det innebär att det skett en stor förändring.

Vilka är framgångsfaktorerna?
För att lyckas med implementeringen krävs det att ledningen fortsätter ha ett ägarskap och föregå med gott exempel. Kulturen får inte blir ett projekt vid sidan om, utan är en naturlig del av verksamheten som inkluderas i kvalitetssystemet, mallar för utvecklingssamtal och så vidare.

"Prata om möteskulturen vid rekryteringar och tydliggör vad som gäller. Naturligtvis krävs även en god struktur, bra rutiner, tydligt arbetssätt, ordning och reda samt att leva som man lär".

En av deltagarna utbrister, lite förskräckt:

"Jag har jobbat som chef och konsult i över 25 år, men aldrig på en arbetsplats med en fungerande möteskultur eller i en miljö där det är naturligt att man aktivt arbetar för att utveckla och förbättra sin möteskultur".

Och tyvärr står föredömliga exempel inte på rad. En annan medlem berättar:

"Vi har en mötesmall, men den används inte".

En av deltagarna arbetar på ett bolag som har en välutvecklad och fungerande mötesstruktur, men trots detta ändå inte lyckas fullt ut:

"Vi är alltid för många, och fel personer, som kallas till mötena. Det urvattnar tyvärr vår möteskultur och skapar ineffektiva möten och dålig stämning helt i onödan. Jag funderar ofta på ”vad gör jag här egentligen”? Detsamma gäller alla mejl, vi har ingen bra mejlpolicy, jag vet flera kollegor som inte läser ett enda mejl där de ligger som cc. Det känns som att vi har inflation i både möten och mejl".

En annan medlem kontrar snabbt:

"Men säger du inte ifrån? Jag blir galen på alla möten och ifrågasätter ofta varför jag kallas? Vad är syftet med att ha mig där? Räcker det inte att skicka protokollet?"

Åsa pratar om begreppet ”värdskap”. Vi får tänka till och associera till begreppet. Sammanfattningsvis kom vi fram till att ett möte som har en värd eller värdinna blir ännu bättre då ordet per automatik gör att mötesledaren känner sig mer serviceinriktad. Några av deltagarna kommenterar:

"Mötet är inte för mig, utan för dem".

"För mig innebär ordet ett större ansvar och en tydligare ledarroll. Ett krav på att vara närvarande, att våga styra och verkligen leda mötet".

"Värdskap känns självklart, jag har svårt att se hur man kan leda ett möte utan att ta ett aktivt värdskap".

Efter en energiskapande förmiddag har det blivit dags att summera dagen. Gruppen är nöjd med mötet. Och som en ny medlem i gruppen sa:

"Jag tycker att klimatet i gruppen känns tillåtande och att EGN:s lokaler är fantastiska!".

Så här skapar du bra energi på dina möten!

  • Skapa en gemensam målbild av mötet.

  • Uppmärksamma framgångar.

  • Parkera frågor som inte leder framåt eller finns med på dagordningen.

  • Berätta något bra.

  • Bryta mönster och gör något annorlunda.

  • Ta ansvar för den eventuella ”sabotören” – lyft ut hen.

  • Musik – exempelvis en projektlåt.

Vad kan du göra för att bryta negativ energi?

  • Byt plats, överraska.

  • Berätta en bra story.

  • Dela goda exempel.

  • Lyssna aktivt.

  • Lyft frågan till det strategiska planet igen.

  • Ställ öppna frågor.

  • Byt agenda.

  • Prata om andra saker.

Följ oss på sociala medier