3 May 2018

Har du som chef koll på din assistents kapacitet?

Har du som chef koll på din assistents kapacitet?

Redan på 70-talet när man började tala om ett pappersfritt kontor siades det om att assistentrollen skulle försvinna. Femtio år senare ser många chefer sin assistent som viktigare än någonsin. Magdalena Gerger, vd på Systembolaget, och hennes vd-assistent Marie Åkesson menar att den chef som valt bort assistentrollen har missuppfattat den.

Magdalena Gerger, vd på Systembolaget arbetar mycket nära sin vd-assistent Marie Åkesson som har arbetat som assistent hela sin karriär, och som vd-assistent sedan 1997. I juni har de följts åt i åtta år. 

Magdalena, varför är din vd-assistent oumbärlig för dig?
- Jag behöver en parhäst för att utföra mitt arbete på ett bra sätt och assistentrollen är just den parhästen. För mig innefattar det både mjuka och konkreta arbetsuppgifter. Vi har investerat mycket i att utveckla vårt samspel och jag hittar ett starkt personligt stöd i min vd-assistent.

Magdalena beskriver Maries vd-assistentroll som en markjämnare för henne. En roll som är betydligt mer proaktiv än många tror, där Marie håller i alla kontakter och träffar alla intressenter, från ägarrepresentanter till företagsledare och Systembolagsanställda. Marie har också rollen att initiera kontakter och nya områden att kommunicera kring. Hon har en självklar plats i ledningsgruppen där hon fungerar som ett nav, strukturerar agendor och vakar över utstakade mål inom gruppen och delar inte sällan sina åsikter kring olika frågor.

Personkemi måste finnas där och en stark vilja att våga vara sårbar inför den andre för att nödvändig förtroende o tillit ska växa sig stark.

Vad krävs av framtidens vd-assistenter?
Marie och Magdalena är rörande överens om att vd-assistentrollen inte kommer att försvinna utan istället fortsätter utvecklas framåt. Det har skett en kulturförändring inom rollen, som tidigare kallades för vd-sekreterare. Tiden är dock förbi då vardagen kretsade kring anteckningar och att arkivera beslutsdokument:

 - Jag tror att rollen förändras i takt med att medarbetares roller i allmänhet ändras, samt att vd:ns roll blir alltmer komplex och fylld av mjuka värden, till exempel med ansvar för hållbarhetsfrågor och mer dialog och kommunikation i kontakt med många olika intressenter och perspektiv. Därmed innefattar assistentrollen ännu mer kommunikation, ledarskap, mjuka ansvarsområden och projektledning och kräver att man är självgående. Jag tror mycket på ökad proaktivitet och är säker på att verktyg, teknik och digitaliseringen får en stor påverkan också här, gällande förmågor och kompetens, säger Magdalena Gerger.

Idag är rollen en nyckeltjänst med stort ansvar i organisationen och ställer höga krav på att skapa strukturer och att kunna hantera en mängd olika människor. Ibland innebär rollen även beslutsrätt inom ledningsgruppen. Vd-assistenter förväntas ha ett eget personligt ledarskap och ett affärstänk. Och man får självklart aldrig tappa en boll.

Läs om vårt nätverk för Executive Assistants här!

Det tuffaste samtalet någonsin
Marie Åkesson har över tjugo år erfarenhet på olika företag och ett nära samarbete med bolagens högsta chefer och styrelser. Som 18-åring inledde hon sin bana på Finansdepartementet. I rekryteringen till Systembolaget visade hon sig vara bäst av 250 sökande.

Men en dag kallade Magdalena in henne på sitt kontor. Marie minns det själv som sitt svåraste jobbsamtal någonsin. Budskapet var rakt: ”Du tappar för många bollar.  Men jag vill hjälpa dig att undvika att det händer igen”.

Marie gick hem och grät, sov på saken och morgonen därpå var hon redo. Istället för uppsägning ordnade vd:n Magdalena att hon fick möta de människor hon behövde för att vässa sin kompetens ytterligare på några områden. Marie Åkesson menar att vd:ns investeringar i henne i form av coacher och kurser slipat henne till att bli ”the perfect match” för Magdalena. Men assistentrollen kan ändå bli ensam. Sedan fyra år tillbaka är Marie del i EGN:s nätverksgrupp för seniora vd-assistenter, där hon möter likasinnade i samma utsatta yrkesroll och kan dela erfarenheter och provtänka tillsammans i en förtrolig miljö.

Vad ser ni som grunden för ett lyckosamt samarbete?
- Personkemin måste finnas där och en stark vilja att våga vara sårbar inför den andra för att nödvändigt förtroende och tillit ska växa sig starkt. Vi har jobbat stenhårt på det tillsammans. Min vd behöver en förlängd arm av sig själv, där jag i min representation ska kunna återspegla henne i kommunikation och tonalitet. Därför är det till exempel avgörande att dela grundläggande värderingar i sitt förhållningssätt till andra människor, något vi har prioriterat att lägga tid på, säger Marie. Hon tillägger att de även kan fnissa som två tonårstjejer över en avstämning, en vardag får inte bara bestå av allvar. En vd och en vdassistent som inte trivs i varandras sällskap menar hon aldrig kommer att nå ända fram i vare sig samspel eller produktivitet.

Fortsätter du som vd-assistent livet ut?
Ja, svarar Marie Åkesson och berättar att hon aldrig haft ambitionen att byta yrke. Fick hon idag göra om sitt yrkesval skulle hon troligen välja samma spår.
- Jag trivs med att ha stort inflytande och utrymme att leda och påverka, men slipper ändå rampljuset och den utsatthet som kommer med det. Som assistent plockar jag upp många signaler från resten av organisationen och vet hur företaget fungerar även när chefen inte är på plats. Att som chef få den informationen är guld värd och jag får dagligen bekräftelse på att mitt jobb underlättar livet för en annan människa. Chefsrollen kräver ju andra kompetenser idag vilket har inneburit att  assistentrollen under mina 35 verksamma år uppdaterats mycket. Jag känner att jag ständigt utvecklas.

Läs också: Hur gör du för att utveckla tilliten i ditt nätverk?

Marie Åkesson är medlem i EGN:s nätverksgrupp för seniora vd-assistenter. Är du vd och vill investera i din vd-assistent, eller själv innehar vd-assistentrollen och önskar utbyte i en förtrolig miljö? Kontakta nätverksrådgivare Marika Borg eller på 070 799 92 56.

Följ oss på sociala medier