6 August 2020

Hur bygger du tillit i digitala möten?

Hur bygger du tillit i digitala möten?

Digitala möten har blivit en stor del av vår vardag. Men medan många beskriver hur vårens möten blivit allt mer effektiva i sakfrågan, har kulturbygge, relationer och den kreativa och innovativa processen hamnat i stor riskzon. Hur du som chef lyckas skapa och odla ett tillitsfullt klimat, även i online-miljö, har blivit en allt viktigare förmåga.

Maria Sund är konsult inom grupp- och organisationsutveckling och har i över 20 år arbetat med HR- och ledarskapsfrågor. Hon har stor erfarenhet av vad tillit kan skapa mellan individer i grupp och som organisation. I sin vardag faciliterar hon även chefsgrupper i chefs- och kompetensnätverket EGN, som sedan vårens coronapandemi skiftat från fysiska till digitala möten. Under augusti håller Maria workshops för ledare och medarbetare i hur man kan bygga tillit för att skapa en hållbar, välmående och framgångsrik organisation.

Hur skulle du beskriva tillit?

- Begreppet tillit har många bottnar. Tillit är ett tillstånd som byggs men också kan raseras. Det är både organiskt och dynamiskt och det behöver minst två parter. Vi kan ha tillit till individer men även till en myndighet som exempel. Tillit har också en riktning och handlar om en tilltro på framtida ageranden och handlingar. I grunden handlar tillit mycket om mod och att visa sig sårbar, vilket bland andra Brené Brown har mycket klokt att säga om.

”Två viktiga verktyg vi har för att bygga tillit i ett möte är ögonkontakt och kroppsspråk. Dessa tappar vi till stor del i det digitala mötet. Därför behöver vi leta efter andra signaler och verktyg.” 

Varför är tillit så avgörande i vårt arbete? 

- Tillit är en nödvändig grundbult för samspel och samverkan. Vi lever ju inte i ett vakuum utan samspel behövs genom hela livet och i varje arbetsroll. Ju mer komplex en situation är, desto viktigare blir tilliten mellan parterna. Och först när vi befinner oss i vår trygghetszon har vi full tillgång till kreativitet, intuition, initiativförmåga och även förmågan att vidga våra perspektiv. Idag talar vi betydligt mer om psykologisk trygghet, då vi sett hur viktig denna trygghet är för att bygga effektiva team i en organisation. Forskning visar att tillit är starkt kopplat till vår psykologiska trygghet.

 

Vilka är de vanligaste hindren som motverkar att tillit växer?

- Rädslor, brist på mod och att lägga locket på vad man egentligen känner eller tänker i en situation. Tillit är en vacker palindrom som handlar om att våga lita på någon eller något. Det tog mig nästan 50 år att inse att tilliten börjar hos mig och att jag inte först kan begära att den andra ska bevisa sig för att förtjäna min tillit. Jag måste helt enkelt ta risken att visa sårbarhet för att tillit ska kunna växa.

 

Vilka är de stora skillnaderna mellan att bygga tillit i det fysiska mötet och online?

- Det är ju det här vi alla håller på att upptäcka och lära oss. Under våren har många uppskattat att vi i våra online-möten har blivit supereffektiva i sakfrågan. Men det sker till viss del på bekostnad av bland annat relationsfrågor, vilket fungerar kortsiktigt men inte i längden. Onlinemöten fungerar ofta mycket bra även tillitsmässigt i möten med två personer. Två viktiga verktyg vi har för att bygga tillit i ett möte är ögonkontakt och kroppsspråk. Dessa tappar vi till stor del i det digitala mötet och därför behöver vi leta efter andra signaler och verktyg. Det är svårare men möjligt att bygga en möteskultur som andas tillit, där vi kan röra oss mot mer komplexa uppgifter.

Maria Sunds 5 tips: Så bygger du tillit i online-möten

1. Ställ tillbakafrågor för att få kvitton. Ju mindre du kan läsa av genom ögonkontakt och kroppsspråk av mötesdeltagarnas reaktioner och funderingar, desto mer behöver du kompensera med frågor. Vad tänkte du när jag sa detta? Hur känner du inför den här uppgiften? Har du någon fråga efter att du hört mig presentera detta? 

2. Ordning & reda. Struktur skapar trygghet. När ett online-möte blir stökigt och förlorar struktur tappas tilliten. Var väl förberedd både kring de digitala verktyg du vill ta hjälp av, liksom mötesagendan.

3. Mellanmöten. Online-mötet kan inte ersätta det fysiska mötet fullt ut. Komplettera er kommunikation med att mer regelbundet även använda andra kanaler. Ring ett extra samtal, men inte för att förhöra, utan för att höra dig för och vara närvarande som ledare. 

4. Självreflektion. Glöm inte att vara lyhörd och stämma av med dig själv. Hur känner jag inför denna grupp och detta möte? Är jag trygg eller osäker? Hur påverkar det min kommunikation med dem? Vilket steg kan jag behöva ta för att skapa mer tillit?

5. Bjud på dig själv. Tycker du också att det är utmanande att facilitera online-möten? Majoriteten av oss är fortfarande rookies på att i så stor utsträckning arbeta med digitala möten. Varför inte berätta det i början av mötet och fråga vad de i sin tur tycker är utmanande? När du som leder är generös och transparent ger du en språngbräda för andra att i sin tur vara mer öppna gentemot dig och gruppen. 

_______________________________________________________________________

Maria Sund har mångårig chefs-, ledar- och medarbetarerfarenhet från näringslivet och har arbetat med HR- och ledarskapsfrågor under 20 år. Hon är även facilitator för chefsgrupper inom HR, i EGN, Sveriges största chef- och kompetensnätverk. Önskar du utöka ditt erfarenhetsutbyte, kontakta nätverksrådgivare Daniel Stenmark på daniel.stenmark@egn.se eller +46 705 45 00 11.

 

Följ oss på sociala medier