11 September 2018

”Vi gjorde ett annorlunda val - idag kan vi visa vägen"

”Vi gjorde ett annorlunda val - idag kan vi visa vägen"

Hon är inte kvinnan som använder starka superlativ om sig själv. Ändå har hon varit med om att ro iland något som för många IT Managers är helt unikt. Vi träffar nätverkaren Lena Wiklund, Senior IT Manager på Cloetta, för att prata om resan från decentralisering till ett koncerngemensamt affärssystem

NAMN: Lena Wiklund
ARBETAR SOM: Senior IT Manager på Cloetta
BOR: Limhamn
FAMILJ: Gift, dotter på 14 år, son på 12 år
BEDRIFTER JAG ÄR STOLT ÖVER: Familjen och våra barn. Utvecklingsresan med Malacoleaf/Leaf/Cloetta
FAVORITGODIS: Ahlgrens bilar
GÖR MIG ENTUSIASTISK: Positiva människor och tekniska möjligheter
BÄSTA LEDARTIPSET JAG FÅTT: Våga ge feedback direkt
NÄR JAG ÄR LEDIG: Tränar, seglar och renoverar huset
ANNAT DRÖMYRKE: Bedriva islandshästridning
SÄNGBORDET: Deckare av Tara French
AKTUELL EGN-GRUPP: IT Malmö 1

Genom en rad fusioner kring historiska konfektyrvarumärken såsom Ahlgrens, The Jelly Bean Factory, Lonka och Candyking är Cloetta idag ett starkt namn på den svenska konfektyrmarknaden. Från 2005 till 2012 var bolaget ett riskkapitalägt företag, under namnet Leaf. Idag är Cloetta en global börsnoterad verksamhet.
Resan har ställt höga krav på välfungerande affärssystem. I Cloettas fall valde man att utgå från standardfunktionalitet i ett gemensamt globalt affärssystem. Det visade sig bli en fullträff.

Varför valde ni ett koncerngemensamt affärssystem?
Vi såg tidigt fördelar med att förenkla och utgå från ett standard affärssystem och tänka globalt istället för lokalt. Vi hade 2009 verksamhet i nio länder, med fem olika affärssystem i olika versioner. Vi hade även olika klientplattformar, e-postsystem och separata IT-organisationer. Idag uppnår vi en helt annan effektivitet tack vare en global organisation inom IT, harmonisering och standardisering av vår systemmiljö. En effektivitet som kommer till uttryck både vad gäller förvärv, time-to-market och expansion.

Hur har ni gått tillväga?
Leaf AB som vi då hette, hade redan 2009 en stark vilja att använda ett gemensamt affärssystem för samtliga bolag och för kommande nyförvärv. En genomgående förutsättning har varit ett starkt stöd från koncernledningen som vågat peka med hela handen mot en standardiserad riktning. Det har även varit avgörande med en tydlig förvaltningsstruktur, med beslutsprocesser, beslutsforum och masterdata. Vi insåg att vi inte behövde ändra på vårt affärssystem utan istället ändra på sättet vi jobbade. Istället för att göra marknadsunika modifieringar i källkod i system som sedan driver extra support och underhåll, så har tog ledningen beslutet att vi skall köra standard. Det medför att vi lättare kunde uppgradera affärssystemet till senaste version under 2017.

Vilka har varit de tuffa svårigheterna längs vägen?
Det gör ju ont att genomföra stora förändringar. Den långa tidsfaktorn är en utmaning och alla behöver bidra med sitt tålamod. Därför har en tydlig målbild varit räddningen för oss och att man som individ främst fått utgå från den gemensamma vinsten. Det har varit tufft att förhålla sig till förväntningarna och att återkommande behöva neka människor önskemål om förbättringar i det nya systemet. De strategiska projekten, att rulla ut samma lösning överallt, har haft prioritet. De globala målen har fått gå före de lokala.

Kan du sammanfatta ett par tips för att lyckas med det ni uppnått?
- En koncernledning som vågar peka med hela handen mot ett tydligt mål.
- Ha koll på förvaltningsstrukturen.
- Säkerställ kontroll över er masterdata.

Hur har din roll sett ut under resan?
Jag jobbade inom Leaf Sverige och Finance & IT när jag 2010 drev utvärderingen och val av affärssystem för koncernen. Jag hade uppgiften att projektleda det första projektet där vi satte vår globala ”template” för Skandinavien, ett projekt med sex sajter med cirka 200 användare. Under 2012 blev jag erbjuden att leda Application management Competence center som ansvarar för support och projekt för våra globala system. Det är en roll i vår globala IT som jag fortfarande har.

Du har ju haft fler olika roller inom koncernen. Hur håller du dig skarp och uppdaterad inom ditt område?
Jag har arbetat i min nuvarande roll i sex år och ibland kommer frågan från vänner om jag inte vill röra på mig. Men jag trivs så oförskämt bra och dessutom har de stora förändringarna lett till nya intressanta utmaningar för mig som Senior IT Manager. Jag uppskattade mycket en ledarcoaching som gav mig ny ryggrad i min projekt- och chefsroll. Jag valde också tidigt att bli del av ett regelbundet nätverk, EGN, där jag möter IT Managers i liknande seniora roller.

På vilket sätt hjälper en nätverksgrupp dig inom ditt område?
Jag har valt en nätverksgrupp där det finns en stor spridning representerad i storlek på företag och verksamhet. Här får jag mycket input, där vi lyfter olika problemställningar, provtrycker idéer och utmaningar kring ämnen som omvärldskrav, teknik och förvaltningskultur. Här får jag en unik möjlighet att uppdatera mig, få trendspaningar och ny vinklar från specialister inom branscher jag normalt sett inte har en naturlig beröringsyta med. Jag ser dessa tillfällen som inplanerade andningshål i min vardag. Vi hjälper varandra på olika sätt, till och med vid rekryteringar då och då.

Handen på hjärtat, hur stor godisälskare är man efter 12 år inom godisbranschen?
- Vi har äkta godisglädje på jobbet! Du ska se oss på fredagar efter lunch när den stora godisskålen ställs fram. Med måttlighet och träning i veckan är godis ett måste, med Ahlgrens bilar som storfavorit.

Följ oss på sociala medier